کاهش هزینه

کاهش هزینه در تهیه فرایند کاهش هزینه های غیر ضروری برای افزایش خط پایین و افزایش حاشیه سود است. استراتژی های کاهش هزینه خرید شامل ادغام فروشنده ، کاهش هزینه ماوریک ، دسته بندی مؤثر و مدیریت مناقصه و بهبود مدیریت ریسک است.

توییت Simfoni. com

اکنون بیش از هر زمان دیگری ، کاهش هزینه به تمرکز شماره یک برای مشاغل تبدیل شده است. حتی اگر همه گیر روی خط پایین شما تأثیر نگذارد ، باید به دنبال فرصت هایی برای اجرای روشهای عالی صرفه جویی در هزینه باشید.

انجام کاهش هزینه به روشی که اثرات فوری و ماندگار داشته باشد ، ضروری است. یکی از راه های انجام این کار ، مدیریت هزینه های خرید شماست. هزینه های مرتبط با دستیابی به کالاها و خدمات از منابع خارجی یک شاخص کلیدی عملکرد است که برای موفقیت سازمان شما بسیار مهم است.

چرا؟از آنجا که هزینه های تهیه روشی ساده و قابل ردیابی برای اندازه گیری عملکرد کل فرآیند تهیه و به طور کلی تجارت فراهم می کند.

معدود موارد ضروری کاهش هزینه که هر مشاغل باید بدانند عبارتند از:

• کاهش هزینه باید شامل کاهش و عدم کاهش هزینه ها باشد.
• اقدامات کاهش نباید بر فرآیندها و کیفیت محصول تأثیر بگذارد.
• فرآیند تولید باید بدون تأثیر بر کیفیت محصول یا ماهیت تغییر یابد.
• کاهش هزینه هرگز نباید یک فرایند کوتاه مدت باشد. در عوض ، باید بیشتر یک راه حل بلند مدت باشد.

به عنوان یک تجارت ، روش های مختلفی وجود دارد که می توانید این ملزومات کاهش هزینه را پیاده سازی کنید. اما اول ، درک انواع و مؤلفه های مختلف هزینه های تهیه و شناسایی چرا این هزینه ها بسیار مهم است.

کاهش هزینه در خرید چیست؟

از نظر تهیه ، کاهش هزینه هزینه های غیر ضروری را برای افزایش خط پایین و حاشیه سود یک سازمان کاهش می دهد. در حالی که اهمیت کاهش هزینه در مورد سایر اهداف استراتژیک تجاری اغلب مورد بحث قرار می گیرد ، هیچ انکار اهمیت آن در تهیه وجود ندارد.

ما اغلب در مورد کاهش هزینه در مراجعه به پس اندازهای انجام شده در طی یک فرآیند خرید صحبت می کنیم. با این حال ، این بسیار بیشتر از این است. به عنوان مثال ، توسعه استراتژی های صرفه جویی در هزینه برای فرآیند تهیه سازمان شامل چندین مؤلفه مانند:

• مذاکره مجدد و تجدید نظر در شرایط و ضوابط قرارداد تأمین کننده و فروشنده.
• پیشرفت فرآیند اداری و عملیاتی.
• استفاده از داده و فناوری.
• مدیریت ریسک بهبود یافته.
• دسته بندی و مدیریت مناقصه.
• کاهش هزینه ماوریک.

با اجرای استراتژی های مقرون به صرفه ، تیم های مدیریت تهیه می توانند گردش کار عملیاتی را بهینه کرده و سودآوری خود را به حداکثر برسانند.

کاهش هزینه در مقابل کاهش هزینه

در حالی که این دو ممکن است مرتبط باشند ، آنها مفاهیم کاملاً متفاوتی هستند. کاهش هزینه استراتژی است که توسط یک شرکت به عنوان آخرین راه حل به کار می رود. از طرف دیگر ، کاهش هزینه با ضرورت همراه نیست.

بر خلاف کاهش هزینه ، جایی که شرکت مجبور به تحولات است ، کاهش هزینه یک فرایند داوطلبانه است که باعث افزایش بهره وری و سود می شود. بیشتر اوقات ، اقدامات کاهش هزینه در مقایسه با کاهش هزینه سخت است.

بنابراین کاهش در مورد کاهش هزینه های فزاینده است و شامل استراتژی هایی است که شرکت را بالا می برد و به رشد آن کمک می کند. از طرف دیگر ، کاهش هزینه بیشتر "زمان های ناامید کننده منجر به اقدامات ناامید کننده می شود" و نمادی از بی ثباتی است.

استراتژی های کاهش هزینه

در حالی که چندین استراتژی کاهش هزینه و کاهش هزینه ممکن است با هم همپوشانی داشته باشد ، برخی از تکنیک های کاهش هزینه برای کاهش هزینه اعمال نمی شوند. موارد زیر برخی از استراتژی های استاندارد کاهش هزینه است

1. اصلاح منابع

سازمان ها می توانند منابع و تهیه منابع را اصلاح کنند و این تمایل به یک فرایند وقت گیر است. این مرحله می تواند شامل جابجایی به گزینه های ارزان تر یا منابع از محصولات محلی باشد. تغییر منابع برای کاهش هزینه های بلند مدت انجام می شود. این شرکت به جای اینکه به یک تأمین کننده وابسته باشد ، تأمین کنندگان را به صورت دوره ای برای مزیت هزینه سوئیچ می کند.

2. فرایندهای بداهه نوازی

بسیاری از مشاغل گاهی تصمیم می گیرند فرآیندهای گران قیمت را که می توان از آنها جلوگیری کرد ، درج کنند. بداهه نوازی برای از بین بردن هزینه ها یکی از استراتژی های اساسی کاهش هزینه است. پیشرفت های جزئی در فرآیندهای تولید ، مانند جلوگیری از ضایعات یا فرآیندهای مدیریت پسماند ، می تواند در طولانی مدت هزینه های خود را پس انداز کند.

3. استفاده از تجهیزات صرفه جویی در انرژی

مشاغل از انرژی زیادی استفاده می کنند که تمایل به افزایش هزینه ها دارد. پیدا کردن تجهیزات صرفه جویی در مصرف انرژی یا استفاده از منابع جایگزین انرژی باعث صرفه جویی در هزینه ها در طول زمان می شود. بنابراین ، به عنوان مثال ، برخی از شرکت ها می توانند تصمیم بگیرند که چاپگرهای اداری یا لوازم التحریر را با گزینه های صرفه جویی در هزینه مانند رفتن به دیجیتال جایگزین کنند. این نه تنها باعث صرفه جویی در کاغذ بلکه برق نیز می شود.

4- فرآیندهای استخدام

هرچه فرد با تجربه تر باشد ، هزینه استخدام و نگهداری آنها به عنوان کارمند بیشتر است. استخدام فارغ التحصیلان یا کارورزان برای موقعیت های خط مقدم خاص یا پایه بسیار ارزان تر است. این شرکت سپس می تواند بر تقویت فرایندهای آموزش و توسعه خود برای آموزش بهتر استخدام ها تمرکز کند. این امر همچنین به افراد فرصت و قرار گرفتن در معرض صنعتی را می دهد در حالی که در پاداش پول زیادی پس انداز می کنند.

5. کاهش هزینه

استراتژی دیگری که سازمانها برای کاهش هزینه ها از آن استفاده می کنند کاهش هزینه ها است. یک مثال می تواند استفاده از کنفرانس ویدیویی به جای سفر فیزیکی برای کاهش هزینه های سفر باشد. مثال عالی دیگر ، ترویج کارپول برای رفت و آمد کار است.

6. گزینه های محصول

ارائه گزینه های محصول که به بخش های مختلف درآمدی جمعیت متوسل می شود ، می تواند در طولانی مدت اقتصادی باشد. با این حال ، مشاغل نباید ضمن توسعه جایگزین محصول مالی ، کیفیت محصول را سازش کنند.

چرا کاهش هزینه در تهیه لازم است؟

چندین مزیت و مزایای کاهش هزینه در خرید وجود دارد. این شامل:

• سود: از ابتدا ، کاهش هزینه باعث افزایش حاشیه سود می شود که بیشترین مزیت را به دنبال دارد. شرکتی که با تمایل یا ناخواسته برای افزایش سود ، کاهش هزینه را انجام می دهد ، پول بیشتری برای سرمایه گذاری در مناطق دیگر خواهد داشت.
• بهره وری: کاهش هزینه باعث افزایش بهره وری در سطح می شود زیرا کارمندان کم کار می بینند که سیاست شرکت تغییر کرده و بیشتر مورد نیاز است.
• بهبود استانداردها: کاهش هزینه با تأثیر مستقیم بر ماهیت روشهای تهیه فعلی ، به بهبود استانداردهای فرآیندهای تهیه کمک می کند.

تمام این مزایا برای اجرای موفقیت آمیز کاهش هزینه در یک سازمان ضروری است.

با این حال ، در حالی که کاهش هزینه مزایای خارق العاده ای را ارائه می دهد ، مضراتی وجود دارد که باید بدانید. دانستن اینکه چگونه می تواند با کاهش هزینه اشتباه پیش برود ، به شما کمک می کند خطرات مرتبط با این روند را کاهش دهید.

مضرات کاهش هزینه:

• کاهش هزینه می تواند برای کاهش هزینه اشتباه شود: این می تواند باعث ایجاد زنگ هشدار در سراسر شرکت شود زیرا ممکن است کارمندان فکر کنند که این شرکت بحران مالی را پشت سر می گذارد.
• همه تغییر خوب نیست: گاهی اوقات ، کاهش هزینه شامل تغییر فرایندهایی است که ممکن است مضر باشد و به جای سود و بهبود باعث خسارات اضافی شود.
• اجرای اولیه ممکن است گران باشد: در حالی که هدف کاهش هزینه صرفه جویی در هزینه طولانی مدت است ، اجرای اولیه ممکن است برای برخی از سازمان ها بسیار گران باشد. به عنوان مثال ، جابجایی به منابع انرژی جایگزین ممکن است برای برخی از مشاغل بسیار پرهزینه باشد.
• کیفیت محصول به خطر می افتد: تمرکز بیش از حد بر اقدامات کاهش هزینه می تواند کیفیت محصول را کاهش دهد. این به نوبه خود با کاهش ارزش برند ، بر دید بلند مدت شرکت تأثیر می گذارد.

کاهش هزینه یک شمشیر دو لبه است و باید با دقت اداره شود. اگر به روش صحیح انجام شود ، سود را افزایش می دهد بدون اینکه به طور قابل توجهی بر شرکت تأثیر بگذارد. با این حال ، در صورت عدم اجرای نادرست ، می تواند آتش سوزی را پشت سر بگذارد و بدبختانه شکست بخورد.

هزینه خرید چگونه کار می کند

هزینه های خرید چیست؟

بودجه تهیه سازمان های مبتنی بر موجودی می تواند بخش قابل توجهی از منابع خود را تشکیل دهد.

این عناصر همه بخشی از روند تهیه هستند:

• برنامه ریزی خرید
• مشخصات ارزیابی
• منابع استراتژیک (انتخاب تأمین کننده و توافق نامه)
• تأمین مالی
• مذاکره در مورد فرآیند پرداخت پرداخت
• مدیریت قرارداد
• مدیریت فروشنده
• کنترل موجودی

به طور معمول مراحل در یک فرآیند تهیه به شرح زیر است:

• نیاز به محصول را ، خواه یک سفارش جدید یا یک سفارش مجدد ، تشخیص دهید.
• بخش تهیه یک نیاز خرید را دریافت می کند.
• وزارتخانه درخواست را بررسی و تأیید می کند و آن را برای تأیید به بخش حسابداری ارسال می کند.
• درخواست های نقل قول به فروشندگان آینده نگر ارسال می شود.
• این شرکت با فروشنده قراردادها مذاکره می کند.
• این شرکت کالا و خدمات را از تأمین کننده دریافت می کند.
• سفارشات ، لغزش ها و فاکتورها بررسی می شوند.
• پرداخت به فروشنده پردازش می شود.
• سوابق برای حسابداری و حسابرسی نگهداری می شوند

انواع هزینه در تهیه

به طور کلی ، پنج مؤلفه مختلف چرخه زندگی تهیه را تشکیل می دهند. همه سازمان ها باید هنگام حساب کردن هزینه های تهیه سالانه خود ، این عناصر را در نظر بگیرند. به سادگی افزودن هزینه های خرید ، تصویری دقیق از کل هزینه ایجاد نمی کند.

1. هزینه پایه

راننده کلیدی هزینه در تهیه مبلغ هر ماده است. برای معاملات مهم تر ، این به ویژه صادق است. مبلغ هر ماده بیشترین هزینه و به طور معمول چالش برانگیز برای کاهش است. بهترین روش برای کاهش این هزینه ، یافتن تأمین کنندگان رقیب با همان محصولات و مذاکره در مورد بهترین قیمت برای هر واحد است.

2. هزینه حمل و نقل

هزینه های حمل و نقل یک هزینه تهیه مستقیم است. یک سازمان برای مذاکره در مورد شرایط برای بهبود نرخ حمل و نقل ، باید روابط انعطاف پذیر و بلند مدت با حامل ها ایجاد کند.

3. هزینه بسته شدن

هزینه های زیادی در رابطه با برون سپاری موجودی وجود دارد. اینها شامل هزینه هایی مانند کارگزاری ، هزینه های حقوقی (هنگامی که شما مشاوران حقوقی را برای تهیه پیش نویس قراردادها استخدام می کنید) و کمیسیون هایی که تمایل به افزودن دارند.

4. مالیات و وظایف

هزینه های قابل توجهی برای برون سپاری موجودی از خارج از کشور ، مانند تعرفه ، مالیات به عنوان نرخ مسطح (مانند مالیات بر ارزش افزوده یا GST) و موارد دیگر وجود دارد. مالیات و وظایف واردات می تواند پیچیده باشد و سازمان های بدون تخصص داخلی برای مدیریت آنها باید برای کمک به روند گمرک ، کارگزاران را استخدام کنند.

5. هزینه مذاکره

ایجاد توافق با یک تأمین کننده یا فروشنده معمولاً شامل زمان اضافی برای تحقیق در مورد تأمین کنندگان آینده است. این تمرین منجر به هزینه های غیرمستقیم کار می شود. مذاکره با تأمین کنندگان نیز می تواند پرهزینه باشد ، به خصوص اگر کارمندانی دارید که باید برای توافق نامه ها سفر کنند.

چگونه تهیه مؤثر هزینه را کاهش می دهد؟

بنابراین اکنون که می دانیم کاهش هزینه ضروری است و مزایای بی شماری دارد ، چگونه با برنامه ریزی تدارکاتی مؤثر کار می کند؟

بیایید ابتدا به برخی از اعداد نگاه کنیم. با توجه به مقاله ایکتیبههزینه های مدیریت شده به طور متوسط 65-75 ٪ از جریان بسیاری از مشاغل را تشکیل می دهد.

این درصد قابل توجهی است و تهیه ناکارآمد منجر به تصمیم گیری ضعیف مانند تهیه اضطراری می شود که نیاز به حمل و نقل سریع و گران دارد. صرف نظر از وضعیت اقتصادی ، تهیه مؤثر یک کار خوب است زیرا هزینه های غیر ضروری را کاهش می دهد.

بهینه سازی هزینه تهیه

اصول پس انداز هزینه تهیه

اهمیت صرفه جویی در هزینه تهیه

تمرکز فقط بر صرفه جویی در هزینه های تهیه یک استراتژی طولانی مدت خوب نیست. نکته اصلی موفقیت بهبود تعامل بین همه ذینفعان است. پس از دستیابی به این امر ، پس انداز اجتناب ناپذیر است.

صرفه جویی در هزینه های خرید تمرکز اصلی برای بسیاری از مشاغل به چند دلیل است که مهمترین آنها این موارد هستند:

• ردیابی آسان: این ساده ترین و عینی ترین روش برای اندازه گیری عملکرد تهیه در صورت درست است. بنابراین شکی نیست که چرا این یک روش محبوب برای ردیابی عملکرد تهیه است.
• تأثیر: این مستقیماً در مقایسه با سایر معیارهای مانند کاهش خطر ، خط پایین را تحت تأثیر قرار می دهد.

صرفه جویی در هزینه در مقابل اجتناب از هزینه

این راهنما کامل نخواهد بود مگر اینکه در مورد تفاوت بین جلوگیری از هزینه و صرفه جویی در هزینه صحبت کنیم. خرید باید هر دو را ردیابی کند تا کل ارزش ارائه شده توسط تهیه را بهتر درک کند.

اجتناب از هزینه

طبق موسسه منشور تهیه و عرضه:

"جلوگیری از هزینه کاهش هزینه و در نتیجه هزینه ای است که در صورت عدم انجام تمرین اجتناب از هزینه کمتر از آنچه در غیر این صورت بوده است ، باشد."

بنابراین ، به عنوان مثال ، فرض کنیم شما برای اشتراک سالانه یک ارائه دهنده اینترنت پرداخت می کنید. فروشنده یک قرارداد تمدید را برای شما ارسال می کند که شامل افزایش 10 درصدی است. شما از مهارت های مذاکره خود برای جلوگیری از افزایش 10 ٪ با امضای قرارداد تجدید طولانی مدت استفاده می کنید. این اجتناب از هزینه است.

صرفه جویی در هزینه

از طرف دیگر پس انداز هزینه ملموس تر است. به عنوان مثال ، شما می توانید در مورد قیمت هر واحد یک مورد مذاکره کنید تا اکنون منابع شما ارزان تر باشد ، بنابراین پس انداز شما را پس انداز می کند.

انواع پس انداز هزینه چیست؟

قبل از بحث در مورد بهینه سازی هزینه تهیه ، باید انواع پس انداز هزینه را که معمولاً در بیشتر مشاغل یافت می شود ، درک کنیم. اینها هستند:

1. پس انداز تاریخی

در مقایسه با دوره قبلی به تغییرات در قیمت واحد مراجعه کنید. پس انداز تاریخی بر اساس پایه سال قبل محاسبه می شود. به عنوان مثال ، می تواند از یک شاخص مهم مانند میانگین قیمت نسبت به سال گذشته باشد. چنین شاخص ها با قیمت فعلی مقایسه می شوند و سپس تفاوت محاسبه می شود.

2. پس انداز بودجه

اینها براساس تفاوت بین قیمت واقعی (قیمت فاکتور) و بودجه برنامه ریزی شده مشتق شده اند.

3. پس انداز فنی

پس انداز فنی نتیجه تغییر در مشخصات فنی یک محصول است. به عنوان مثال ، هنگامی که یک جایگزین با قیمت مناسب جایگزین الزام یک محصول گران قیمت می شود - تفاوت قیمت ها ، در نتیجه این تغییر ، به عنوان یک صرفه جویی فنی شناخته می شود.

4. پس انداز RFP

RFP برای درخواست پیشنهاد است ، و به عنوان "اجتناب" از پس انداز طبقه بندی می شود. چرا؟زیرا از طریق درخواست پیشنهاد از تأمین کنندگان مختلف ، شرکت می تواند یک تأمین کننده را از ارسال های دریافت شده انتخاب کند. در بیشتر موارد ، کمترین پیشنهاد دهنده کسی است که انتخاب می شود.

5. صرفه جویی در فهرست

اینها پس انداز به دست آمده در نتیجه تحولات بازار خارجی است که معمولاً بر قیمت مواد و خدمات تأثیر می گذارد.

6. نسبت پس انداز

اینها ترکیبی از پس انداز است. به عنوان مثال ، این می تواند ترکیبی از پس انداز فنی و بودجه باشد.

اهداف و روشهای کاهش هزینه تهیه ، و چگونه می توانید از آنها استفاده کنید؟

هدف کاهش هزینه در تهیه ، کاهش هزینه کل فرآیند تهیه است. روشهای کاهش هزینه می تواند از شناسایی تأمین کنندگان و فروشندگان درست از طریق تولید و تحویل کالاها یا خدمات نهایی استفاده شود.

سوالات مهمی که اکنون باید بپرسید عبارتند از:

• چه روش هایی را می توانید اجرا کنید تا یک استراتژی موفقیت آمیز کاهش هزینه داشته باشید؟
• استراتژی های کاهش هزینه چیست؟
• چگونه یک استراتژی کاهش هزینه را اجرا می کنید؟

استفاده از داده های دقیق ، کار مداوم و منظم با هزینه های تهیه خود برای تحقق پس انداز و بهبود سودآوری بسیار مهم است. سازمان ها برای اجرای اقدامات تهیه باید رانندگان هزینه را شناسایی کنند.

به یاد داشته باشید که این روش ها یا اهرم ها به دلیل پیوندها و روابط متقابل می توانند به طور همزمان بر چندین راننده هزینه تأثیر بگذارند. بسته به میزان منابع و زمان سازمان ، می تواند چندین ابتکار عمل کوتاه مدت و بلند مدت را اجرا کند. بیایید در مورد آنها در مورد جزئیات زیر بحث کنیم:

ابتکارات کوتاه مدت و برد سریع

1. مجدداً شرایط قرارداد فعلی را بررسی کنید

یکی از سریعترین راه های معرفی کاهش هزینه ، به چالش کشیدن شرایط یک قرارداد موجود است. این یک عمل قابل قبول در تهیه تجدید نظر در مورد شرایط فعلی قرارداد است. ترتیباتی که برای مدت طولانی وجود داشته است ، یک خیابان کاهش هزینه دیگر را برای سازمان ها ارائه می دهد.

هر قراردادی که بیش از سه سال مورد بررسی قرار نگرفته باشد ، احتمالاً دارای قیمت گذاری است که غیرقابل رقابت و منسوخ شده است. محیط های اقتصادی تغییر می کنند ، الگوهای مصرف مصرف کننده تغییر می کند و فناوری با سرعت نگران کننده ای پیشرفت می کند.

سازمانها نباید از بحث در مورد تغییرات احتمالی در فرآیندهای خاص مانند فرکانس خرید ، با تأمین کنندگان صحبت کنند. این می تواند منجر به تخفیف حجم شود. انجام تحقیقات بازار و معیار ، انجمن بهتری برای تغییرات قیمت گذاری با تأمین کنندگان شما فراهم می کند.

شما باید یاد بگیرید که شرایط بهتری را با تأمین کنندگان فعلی ، با تمرکز بر قیمت های پایین تر و در نظر گرفتن تمدید قرارداد برای دستیابی به هزینه های پایین تر یاد بگیرید. مذاکره می تواند یک اهرم تهیه استراتژیک باشد.

2. مشخصات چالش

مرحله بعدی این است که بفهمید آیا به این محصول یا خدمات نیاز دارید؟پس از حل و فصل ، میزان نیاز را تجزیه و تحلیل کرده و مشخصات یا طراحی را بیشتر مرور کنید. بیشتر بسته بندی ها و مشخصات محصول اغلب بر اساس پیشنهادات تأمین کننده است یا با یک تأمین کننده یا مارک خاص در ذهن قرار می گیرند. فرض کنید سازمان می تواند الزامات را بر اساس عملکرد یا نتیجه مورد انتظار تعیین کند. در این حالت ، این امر باعث افزایش رقابت توسط طیف گسترده ای از تأمین کنندگان می شود.

3. ارزیابی مجدد نیازهای

ارزیابی مجدد نیازهای موجودی از نظر موارد موجودی یا خدمات برای اطمینان از کمک مثبت به سودآوری تجارت در طولانی مدت ضروری است. تیم های مدیریت تهیه باید میزان تقاضای مشتری برای هر مورد خاص را تجزیه و تحلیل کنند. این به آنها کمک می کند تا ببینند که آیا می توان پیشرفت هایی را برای کاهش هزینه های تولید یا تأمین کننده انجام داد.

برخی از شرکت ها برای کاهش تنوع باید استاندارد سازی را اتخاذ کنند. به عنوان مثال ، فرض کنید یک شرکت در حال تهیه یک برند واحد از وسایل نقلیه است. در این حالت ، سازگاری یدکی هزینه های ذخیره سازی موجودی را در مقایسه با هزینه های سازمان با پنج مارک اتومبیل حداقل نگه می دارد. علاوه بر این ، اقتصاد مقیاس در طی فرآیند منابع قابل دستیابی است.

4- هزینه های ماوریک را از بین ببرید

هزینه های ماوریک به عنوان خرید غیرمجاز در خارج از قراردادهای توافق شده تعریف می شود. گاهی اوقات به آن نیز به عنوان هزینه سرکش یا هزینه نشت گفته می شود. هزینه های Maverick می تواند درصد زیادی از خریدها را در صورت عدم وجود فرآیند خرید متمرکز خرید به پرداخت (P2P) به حساب آورد.

این می تواند یک چالش مهم برای هر ابتکار صرفه جویی در هزینه باشد. چرا؟این خریدها به احتمال زیاد در هیچ تخفیف تأمین کننده ای که ممکن است قبلاً تعیین شده باشد گنجانده نشده است.

برای جلوگیری از این امر ، مدیریت تهیه باید اطمینان حاصل کند که کلیه خریدها مطابق با قراردادهای تأمین کننده هستند. مدیریت همچنین باید اطمینان حاصل کند که قیمت سفارشات توسط سازمان از قبل تأیید شده است.

معمولاً ، تجزیه و تحلیل هزینه ها نشان می دهد که هزینه های کنترل نشده در آن اتفاق می افتد به گونه ای که اقدامات کنترل مانند نیازهای خرید ، کاتالوگ الکترونیکی و نیازهای خرید را می توان برای کاهش هزینه های ماوریک اجرا کرد. اطمینان حاصل کنید که با تیم خود روند کار را طی می کنید تا آنها بدانند که چگونه همه چیز را به درستی اداره کنند.

5- هزینه های عملیاتی را به چالش بکشید

برنامه ریزی تدارکات موثر با اطمینان از بهترین استفاده از منابع اداری به کاهش هزینه ها کمک می کند - برنامه ریزی ضعیف منجر به اقدامات گران قیمت تدارکات اضطراری و هزینه های حمل و نقل بالا می شود. سازمان ها باید فرآیندهای P2P داخلی را ساده کنند. این امر چه خودکار باشد چه نباشد، می تواند هزینه های عملیاتی و تراکنش ها و اسناد اضافی و غیر ضروری را کاهش دهد.

6. از قبل برنامه ریزی کنید

داشتن یک برنامه تدارکاتی مناسب به شرکت ها این امکان را می دهد که درک بهتری از نحوه استفاده از منابع و زمان خود داشته باشند. این موارد موارد خرید اضطراری محصول را به حداقل می رساند که به دلیل هزینه های تحویل سریع می تواند گران باشد

7. تامین کنندگان را ارزیابی کنید

تیم های تدارکات باید به طور منظم فروشندگان و تامین کنندگان خود را ارزیابی کنند تا مطمئن شوند که قیمت محصولات و خدمات آنها با ارزش های بازار مطابقت دارد. شفافیت در روابط تامین کننده ضروری است تا هزینه ها در محدوده رقابتی نگه داشته شوند.

ما همچنین توصیه می کنیم که مدیریت تدارکات یک سیستم مدیریت تامین کننده موثر را پیاده سازی کند و تعداد فروشندگان را به حداقل برساند. این به کاهش هزینه های تدارکات و افزایش کارایی انبار کمک می کند.

ارزیابی تامین کنندگان به شما کمک می کند تا تشخیص دهید آیا فروشندگان مشابهی در پایگاه داده شما وجود دارند که رقابتی نیستند یا خیر.

8. استفاده از داده ها را افزایش دهید

داده ها برای کاهش هزینه در تدارکات بسیار مهم است. این به فروش، سفارشات خرید، تقاضای مشتری و عملکرد تامین کننده مربوط می شود و می تواند فرصت هایی را برای پس انداز بیشتر نشان دهد. بنابراین از داده هایی که در مورد خریدهای گذشته و عملکرد تامین کننده دارید برای انجام مذاکرات مجدد استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر محبوبیت یک محصول خاص در بین مشتریان کاهش یابد، مدیران خرده فروشی و تدارکات می توانند دوباره با تامین کنندگان خود برای کاهش قیمت عمده فروشی مذاکره کنند.

ابتکارات میان مدت و بلند مدت

طرح های میان مدت و بلندمدت کاهش هزینه ها معمولاً برای 4 تا 10 سال اجرا می شوند. برخلاف روش های کاهش سریع هزینه که در بالا توضیح دادیم، از ابتکارات زیر برای هدایت آینده شرکت استفاده می شود.

1. برون سپاری را بررسی کنید

برون سپاری را می توان به عنوان یک استراتژی تعریف کرد که از طریق آن فعالیت ها یا عملکردهای غیر اصلی تدارکات به ارائه دهندگان خارجی متخصص واگذار می شود. به زبان ساده، برون سپاری، عمل تهیه خدمات یا کالا از یک ارائه دهنده خارجی مانند یک تامین کننده خارجی است.

بسته به صنعت و تجارت ، برون سپاری می تواند مقرون به صرفه باشد زیرا باعث کاهش هزینه های کار و اجاره می شود. علاوه بر این ، برون سپاری به ویژه برای دسته بندی های غیرمستقیم تهیه مانند امنیت ، حمل و نقل ، مدیریت امکانات ، امنیت و تدارکات مناسب است.

برای اهداف تهیه ، مزایای کاهش هزینه شامل موارد زیر است:

• دسترسی به دانش بازار و تخصص جهانی در مقوله هایی که تجربه و ظرفیت آن در خانه کمی وجود ندارد.
• هزینه های پایین تر از آنجا که اقتصاد مقیاس شریک برون سپاری نیازهای مشتریان را با هم ترکیب می کند.
• برون سپاری خریدهای کم ارزش/با حجم بالا منابع داخلی گران قیمت را آزاد می کند.
• مذاکرات وقت گیر و پیمانکاری توسط آنها اداره می شود.

مشاغل باید اطمینان حاصل كنند كه آنها در مقایسه با هزینه های خارجی و هزینه برون سپاری در مقایسه با انجام این كار در داخل ، هزینه بیمه را در مقایسه با هزینه های خارجی و هزینه برون سپاری تجزیه و تحلیل كنند.

2. استفاده از فناوری

فناوری می تواند راه حل هایی پیدا کند که به تمام یا بخشی از فرآیند تهیه بپردازد ، به گونه ای که هزینه ها را کاهش می دهد. انواع نرم افزارهای پیشرفته برای کاهش هزینه در اجرای P2P ، تجزیه و تحلیل هزینه ، خرید الکترونیکی ، از جمله مدیریت RFP ، کاتالوگ های الکترونیکی و حراج های الکترونیکی وجود دارد.

علاوه بر این ، در مدیریت روابط تأمین کننده (SRM) ، یک پورتال سلف سرویس آنلاین روند ارتباط بین خریدار و فروشنده را ساده تر می کند. با کاهش مداخله انسان ، مشاغل می توانند هزینه ها را کاهش دهند.

بیایید در مورد نمونه های زندگی واقعی بحث کنیم. نرم افزار مدیریت موجودی Simfoni ابزاری است که می تواند تعداد موجودی را ساده کند و هزینه های سازمان شما را با گذشت زمان پیگیری کند. این امر باعث می شود میزان زباله های تولید شده و چه تنظیماتی برای جلوگیری از آن انجام شود.

از نظر موجودی ، راه حل های خاص موجودی می تواند ویژگی های سفارش را پیشنهاد کند. این داده های فروش ، سطح موجودی فعلی و برنامه های تحویل تأمین کننده را برای هشدار دادن به مشاغل در هنگام نیاز به پر کردن یک محصول جمع آوری می کند. این امر بیشتر سازمان ها را قادر می سازد تا از هزینه های غیر ضروری به دلیل سفارش بیش از حد جلوگیری کنند.

3. مدیریت دسته بندی را اجرا کنید

برای کاهش هزینه تهیه ، هدف اصلی مدیریت دسته بندی گروه بندی و مدیریت هر نوع هزینه به طور جامع است. اجرای یک ساختار مدیریت گروه از طریق کل چرخه عمر تهیه نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد.

هنگامی که مدیریت طبقه بندی وجود دارد ، به تیم های تهیه اجازه می دهد تا از وقت خود عاقلانه استفاده کنند و منابع خود را برای خرید تکراری معامله ای هدر ندهند. به این ترتیب ، هزینه کل برای یک کالا یا یک سرویس می تواند برای ارائه حجم یا دامنه بزرگتر برای تأمین کنندگان مهم استفاده شود.

تجزیه و تحلیل مبتنی بر دسته بندی شده به خوبی تعریف شده می تواند فرصت های کاهش هزینه را به خط مقدم برساند ، و مدیران تدارکات قادر به مذاکره با نرخ های پایین تر با تأمین کنندگان و جلوگیری از هدر رفتن منابع خواهند بود.

4- تمرکز را متمرکز کنید

مناطق اصلی پس انداز فرصت در یک ساختار تهیه غیر متمرکز قابل مشاهده نیست. احتمال کپی کردن خریدها و هزینه های ماوریک حتی اگر سازمان تهیه جهانی تحت رهبری باشد ، زیاد است.

یک استراتژی تدارکات متمرکز به یک بخش اجازه می دهد تا کلیه تصمیمات خرید را اداره کند. به این ترتیب ، سازمان یک استراتژی یکپارچه منابع جهانی دارد. داشتن یک سیستم متمرکز همچنین می تواند فرصت های دیگری را برای پس انداز فراهم کند ، مانند کاهش تعداد کارمندان و آموزش های لازم برای تیم های تهیه.

علاوه بر این ، یک بانک اطلاعاتی تأمین کننده منطقی منجر به افزایش رقابت در بین تأمین کنندگان و کاهش هزینه های عرضه می شود. با این حال ، اجرای یک ابزار تجزیه و تحلیل هزینه در سطح جهان نیز می تواند بسیاری از همان مزایا را ارائه دهد.

5- خطر تهیه را کاهش دهید

هر صنعت با خطرات همراه است و یکی از بزرگترین شرکتهایی که هر شرکتی می تواند با آن روبرو شود ، وابستگی تأمین کننده است. در حالی که سازمانها باید در صورت امکان تأمین کنندگان و فروشندگان را تحکیم کنند ، یکی از راه های مهم برای مدیریت ریسک اطمینان از این است که روند تهیه بیش از حد به یک تأمین کننده بستگی ندارد.

یکی از راه های کاهش این خطر همیشه داشتن یک تهیه کننده پشتیبان برای پوشش کالاها و خدمات ضروری مورد نیاز برای حفظ هموار کردن عملیات است. علاوه بر این ، بخشی از مدیریت ریسک نیز به معنای تمرکز بر جلوگیری از هزینه است ، مانند مذاکره قراردادها با خدمات ارزش افزوده مانند ضمانت نامه های طولانی یا حمل و نقل رایگان برای پس انداز پول.

نقش مدیریت ریسک در تهیه تأمین اطمینان از کنترل صحیح مدیریت ، به ویژه برای خریدهای اضطراری یا موقت است. این بدان معناست که سازمانها باید به قراردادها توجه زیادی کنند ، با تأمین کنندگان پیگیری کنند و برای جلوگیری از مسائل لجستیکی اقدام کنند.

6. صرفه جویی در هزینه با کاهش مصرف

داده ها نشان می دهد که هر دلار که برای مدیریت تأمین هزینه می کنید ، بازده 6. 77 دلار را فراهم می کند. اگر سازمان ها تقاضا را کاهش دهند ، می توانند به صرفه جویی در هزینه برسند. این کار می تواند با کاهش مصرف کلی و انجام اقدامات کاهش هزینه برای از بین بردن هزینه های پنهان انجام شود.

این یک عامل مهم است که هنگام خرید مواردی مانند لپ تاپ ، تلفن های هوشمند یا اتومبیل های لیزینگ برای کارمندان در نظر می گیرید. مهم است که ارزیابی کنیم که آیا تمام خریدهای تجاری ضروری است و پیگیری سیاست ها/دستورالعمل ها را برای به حداقل رساندن مصرف بیش از حد تعیین می کند.

7. کارمندان با مهارت

کارمندان بهترین منبع یک شرکت هستند. صرف هزینه برای آموزش کارمندان برای تصمیم گیری بهتر می تواند با گذشت زمان خط اصلی شما را بهبود بخشد. به عنوان مثال ، سرمایه گذاری در آموزش برای بهبود مهارت های مذاکره می تواند روابط تأمین کننده و مدیریت آسان قرارداد را بهبود بخشد.

به طور کلی ، کاهش هزینه ها و بهبود جریان نقدی با استفاده از ابتکارات کوتاه ، متوسط و بلند مدت باید هنگام اجرای اقدامات کاهش هزینه در تهیه ، هدف باشد.

چگونه پس انداز هزینه را در تهیه محاسبه می کنید؟

متأسفانه ، صرفه جویی در هزینه با استفاده از یک فرمول استاندارد قابل اندازه گیری نیست. علاوه بر این ، تهیه یک فرآیند منزوی نیست بلکه رشته های دیگری را نیز در بر می گیرد که تا حدی وابسته به آن است. این باعث می شود اندازه گیری و سنجش ارزش واقعی پس انداز هزینه پیچیده شود.

در تهیه ، پس انداز هزینه همیشه به عنوان یک تغییر منفی نسبت به هزینه های قبلی در مقایسه با قیمت مذاکره جدید مشاهده می شود. بدون مراجعه به هزینه قبلی ، پس انداز هزینه می تواند از اولین پیشنهاد دریافت شده یا معیارهای مربوط به بازار محاسبه شود.

بنابراین چگونه می توانید صرفه جویی در هزینه در تهیه را محاسبه کنید؟کارشناسان از میانگین قیمت کلیه نقل قول های دریافت شده استفاده می کنند و آن را از قیمت قرارداد مذاکره تفریق می کنند. سپس این مقدار با تعداد واقعی کالاهای خریداری شده در یک دوره خاص ضرب می شود.

نحوه بهینه سازی هزینه های خرید

حتی اگر تجارت شما دچار بحران مالی نباشد ، همیشه پیدا کردن فرصت های صرفه جویی در هزینه ضروری است. این رویکرد هنگام مذاکره با تأمین کنندگان برای به دست آوردن کاهش در عوض ، اهرم سازمان را ارائه می دهد.

توصیه می شود با تأمین کنندگان موجود در ایجاد کاهش هزینه های واقعی و ماندگار همکاری کنید زیرا قبلاً توانایی های آنها را در مورد آنچه شما نیاز دارید ، مورد بررسی قرار داده اید.

اگر قرار بود مسیر سنتی پس انداز هزینه را دنبال کنید ، این روند احتمالاً شما را در ایجاد مناقصه ، مذاکره ، انتخاب یک تأمین کننده جدید ، اجرای و سپس ممکن است تحقق پس انداز هزینه را در بر بگیرد. چالش با این رویکرد این است که برای انجام این کار زمان و منابع قابل توجهی طول می کشد. این تاخیر در هزین ه-پس انداز نتیجه مطلوب نیست.

ابتکارات بهینه سازی هزینه با هدف بدست آوردن بهترین ارزش برای هزینه. با این حال ، هرگونه تغییر قابل توجه در ساختار هزینه نیاز به تغییرات بزرگی دارد. نقش خرید محدود به مذاکره در مورد بهترین قیمت ها و شرایط برای همه خریدهای شما نیست. برای بهینه سازی مناسب ، تیم های مدیریت ، تهیه و مدیریت فروشنده باید آن را بیشتر کنند.

آنچه در عوض امروز ارائه می دهیم ، پیشنهادات مشخصی در مورد چگونگی کاهش شرکتها با استفاده از ابتکارات با هدف تأمین کنندگان موجود بدون اجرای هرگونه مناقصه یا فرآیندهای RFQ است.

مراحل بهینه سازی هزینه های تهیه:

1. هزینه های غیر ضروری را حذف کنید

تجزیه و تحلیل و بفهمید که هزینه های لازم را به چه هزینه هایی ندارید. در سازمان های برجسته تر ، گاهی اوقات عدم شفافیت بین ادارات وجود دارد. افرادی که محصولات و خدمات (هزینه های خارجی) را تأیید و پرداخت می کنند و افرادی که از محصول یا خدمات مرتبط استفاده می کنند و از آنها استفاده می کنند ، در ارتباط نیستند. ارتباطات یک ماده اصلی در بهینه سازی هزینه است.

علاوه بر این ، شناسایی محصولات و خدماتی که مورد استفاده قرار نمی گیرند ضروری است. این می تواند به روش های مختلفی حاصل شود.

مثلا:

• هزینه: شناسایی خدمات خاص یا ماژول هایی که مورد استفاده قرار نمی گیرند ضروری است. بهترین راه برای دستیابی به این هدف ، تهیه لیستی از تمام راه حل های IT که توسط شرکت شما خریداری شده است.
• هزینه مستقیم: نرخ گردش مالی سهام خود را شناسایی و اندازه گیری کنید ، برای هر تأمین کننده و محصول تقسیم کنید. با توجه به چرخش سهام ، کلیه تأمین کنندگان و محصولات را رتبه بندی کنید. برای تأمین کنندگان و محصولات با کمترین گردش مالی سهام ، ممکن است لازم باشد پاسخ سوالات زیر را تجزیه و تحلیل کنید:
• آیا اگر این محصول یا تأمین کننده را قطع کنید ، می تواند کارآمد باشد؟
• آیا می توانید خرید این محصول را متوقف کنید یا از این تأمین کننده؟

این به شما در تصمیم گیری در مورد نگه داشتن محصول یا تأمین کننده کمک می کند.

2. در ازای موافقت با ابتکارات صرفه جویی در هزینه خود ، به تهیه کنندگان برتر خود کمک کنید

با تمرکز بر روی تأمین کنندگان برتر خود ، احتمالاً می توانید بیش از 60 ٪ از کل هزینه های خود را پوشش دهید و بنابراین سهم بزرگی از پتانسیل کاهش هزینه خود را.

برای بحث در مورد ابتکارات احتمالی کاهش هزینه ، با تأمین کنندگان برتر خود به صورت آنلاین ملاقات کنید. این بسیار مهم است که شما را برای تأمین کنندگان خود روشن کنید که قصد دارید چیزی را به میز بیاورید و به هر شکلی که می توانید کمک کنید ، گذشته از افزایش هزینه.

3. هزینه های عدم تطابق را کاهش دهید

این نوع هزینه ها زمانی بوجود می آیند که تأمین کنندگان مطابق با کیفیت ، کمیت یا زمان مورد انتظار تحویل نمی گیرند. برای کاهش این هزینه ها ، سازمانها کابین شروع به ردیابی هرگونه تجربه عدم انطباق تأمین کننده می کنند. با افراد شرکت خود در حال دریافت و استفاده از کالاها یا خدمات ارائه شده توسط تأمین کنندگان خود باشید. شما باید یک تصویر واضح تر دریافت کنید.

بهترین روشها برای کاهش هزینه های تهیه و پس انداز تهیه

اجرای بهترین شیوه های تهیه هزینه برای کاهش هزینه و پس انداز کمک می کند تا تصمیمات مدیریت فروشنده ، منابع و تهیه و تهیه آن ، حداکثر ارزش را برای سازمان خود ایجاد کنید.

بنابراین بیایید به بهترین شیوه های اساسی که باید از آن آگاه باشید ، نگاهی بیندازیم:

• ایجاد یک تیم بهینه سازی هزینه اصلی: کلیه عناصر تهیه مانند منابع ، تهیه و مدیریت فروشنده باید در یک تیم متقابل از جمله رهبران عملیاتی و تجاری ارائه شود. این امر تبادل مهارت و دانش را تشویق می کند.
• به یک مقام قابل اعتماد در بازار تبدیل شوید. سازمان ها برای ارائه اطلاعات دقیق در بازار در مورد تحولات و روندها باید به تحقیق و نظارت بر بازارها بپردازند. این می تواند شامل اطلاعات مربوط به گزینه های جدید ارائه خدمات ، رقبا مختل کننده یا فرصت های شغلی نوظهور باشد.
• در چارچوب سازمانی کار کنید.
• یک رویکرد منابع انعطاف پذیر ایجاد کنید. به عنوان مثال ، انتظار می رود مذاکرات قرارداد برای برخی از محصولات اصلی به مدت ده سال در محل خود باقی بماند ، در حالی که برخی از محصولات کوتاه مدت فقط ممکن است دارای قراردادهای تأمین کننده شش ماهه باشند.
• اعتبار را در جایی که موعد مقرر است به اشتراک بگذارید. شناخت رهبران بازار که در کاهش پایدار در هزینه های بودجه بر اساس بینش منابع و اطلاعات بازار شما کمک می کنند ، ضروری است.

نتیجه

چگونه می توان اطلاعات هزینه سیمفونی را در کاهش هزینه و پس انداز هزینه کرد؟

در Simfoni ، ما نقشی را که فناوری در تغییر دیجیتالی فرآیندهای تهیه برای مشاغل ایفا می کند ، درک می کنیم. نرم افزار ما می تواند:

• اطلاعات را ضبط کنید ، داده ها را برای بینش ها تجزیه و تحلیل کنید و فرآیندهای خودکار را انجام دهید. افزایش جریان بین سیستم ، توانایی کارگران در تصمیم گیری های محور داده را بهبود می بخشد.
• به شما در دستیابی به سطح 4+ در الگوهای هزینه خود با طبقه بندی خودکار کمک می کند.
• کاربران کمک می کنند RFX خود را در دستورالعمل های شرکت با استفاده از فروشندگان قبلاً تأیید شده اجرا کنند. این امر قبلاً Maverick را خرج می کند ، خرید و سازگار را ادامه می دهد و بار کاری تیم تهیه را کاهش می دهد.
• برای شروع یک فرآیند RFQ که به طور خودکار کار دستی فروشندگان ایمیل ، جمع آوری پاسخ ها و رتبه بندی پیشنهادات را انجام می دهد ، لازم است.
• از قراردادهای موجود خود در مورد کارآیی تهیه خود بینش کسب کنید. شرایط مشترک ، آنچه را که تحت قرارداد است ، و خطر احتمالی عدم رعایت را بررسی کنید.

علاوه بر این ، راه حل های اطلاعاتی هزینه هوش مصنوعی ما می تواند به سرعت تقطیر و سازماندهی داده های پیچیده شما برای کمک به شما در کشف فرصت ها و پس انداز ها باشد. ما در تمام مقوله ها دید در زمان واقعی و همچنین بینش برای شناسایی فرصت های جدید و پس انداز پنهان ارائه می دهیم ،

علاوه بر این ، فرض کنید می خواهید کاهش هزینه های تهیه و پس انداز را به طور مؤثر مدیریت کنید. در این حالت ، اتوماسیون هزینه ما مشاغل را قادر می سازد تا هزینه ها را کاهش داده و شما را کنترل کند و هزینه اصلی و غیر هسته ای را کنترل کند. با خرید خودمختار ، تعامل فروشنده ، اتوماسیون فاکتور و تجزیه و تحلیل پیشرفته ، می توانید راه حل کامل خود را تهیه کنید.