راهنمای کامل مدیریت نمونه کارها IT

در این راهنما ، ما مدیریت نمونه کارها IT را پوشش می دهیم ، که به فرآیندهای تخصصی فراتر از آنچه در مدیریت نمونه کارها استفاده می شود ، نیاز دارد تا به چالش های نظارت بر پروژه های پیچیده و پر هزینه IT بپردازیم.

مدیریت نمونه کارها چیست؟

مدیریت نمونه کارها به مدیریت استراتژیک و سازماندهی پروژه ها در یک تجارت اشاره دارد. مدیران نمونه کارها بر روی عناصری مانند بودجه پروژه ، استفاده از منابع و جدول زمانی در هنگام تصمیم گیری تمرکز می کنند.

مدیریت نمونه کارها IT فقط بر روی پروژه ها و تیم های بخش IT تمرکز دارد. مدیران پرتفوی فناوری اطلاعات پروژه های IT را برای پتانسیل رشد و پایبندی به ارزش های شرکت و همچنین کاهش هزینه های سرمایه گذاری IT ارزیابی می کنند.

این حاکمیت نمونه کارها

دولت پرتفوی فناوری اطلاعات استراتژی است که یک شرکت برای مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات خود از آن استفاده می کند. این تأکید بر بازده سرمایه گذاری های فناوری اطلاعات با تمرکز بر مأموریت یک شرکت و استفاده مناسب از منابع برای تحقق اهداف خود است.

حاکمیت نمونه کارها IT شامل شش مؤلفه اصلی است:

• استراتژی: تهیه یک برنامه و رویکرد.
• معماری Enterprise: شیوه های تعامل مؤلفه های مختلف پروژه های IT با یکدیگر را تشریح کنید.
• مدیریت نمونه کارها IT: استراتژی خود را در پروژه های موجود اعمال کنید.
• تجزیه و تحلیل مورد تجاری/برنامه ریزی دارایی سرمایه: تجزیه و تحلیل بهترین ارزش را از عوامل مشخص و فرضی که ممکن است بر سرمایه گذاری تأثیر بگذارد ، انجام دهید.
• مدیریت برنامه: روشهای مدیریت پروژه ها را استاندارد کنید.
• مدیریت عملکرد: مدیریت و گزارش معیارهای عملکرد در پروژه ها ، برنامه ها و اوراق بهادار.

کتاب الکترونیکی مدیریت پروژه و نمونه کارها

احساس می کنید کار سریعتر از همیشه حرکت می کند؟این است.

در این مقدمه برای مدیریت پروژه و نمونه کارها (PPM) ، یاد بگیرید که چگونه تلاش های خود را ساده تر کنید و چندین پروژه - یا یک نمونه کارها را در کل خط پایان ، به موقع و بودجه بدست آورید.

چرا مدیریت نمونه کارها IT مهم است؟

مدیریت پرتفوی فناوری اطلاعات نقش مهمی در کمک به شرکت ها در حفظ عکس فوری در مقیاس بزرگ از تأثیر و پیشرفت یک نمونه کارها دارد. این تضمین می کند که سازمان ها نیازهای مالی ، پرسنل و منابع یک بخش فناوری اطلاعات را برآورده می کنند.

در سال 2014 ، ارزش جهانی پروژه فناوری اطلاعات و درآمد بازار مدیریت نمونه کارها 3. 6 میلیارد دلار بوده و تا سال 2024 تخمین زده می شود 1 میلیارد دلار بیشتر. با افزایش بخش های فناوری اطلاعات در ارزش و پیچیدگی ، پروژه های آنها نیاز به نظارت اضافی دارند.

به محض اینکه پروژه های فناوری اطلاعات به منبع درآمد قابل توجهی یا استفاده از منابع برای کسب و کار شما تبدیل شدند، باید پورتفولیوهای فناوری اطلاعات را مدیریت کنید.

چه کسی پورتفولیوهای فناوری اطلاعات را مدیریت می کند؟

مدیر پورتفولیو فناوری اطلاعات یک مدیر پروژه تخصصی است که بر روی پروژه های فناوری اطلاعات تمرکز دارد. آنها مسئول نگه داشتن پروژه ها در چارچوب بودجه، بهینه سازی مدیریت زمان برای تیم های فناوری اطلاعات و تخصیص مناسب منابع هستند.

اهداف مدیریت پورتفولیوی فناوری اطلاعات

اهداف مدیریت پورتفولیو IT اجتناب از اهرم بیش از حد یک بخش فناوری اطلاعات و حفظ یک پورتفولیوی خوب مدیریت شده است. مدیریت موفق پورتفولیو باید بر دیده شدن تاکید کند، ارزش سرمایه گذاری ها را به حداکثر برساند و تصمیم گیری را تسهیل کند.

رندال انگلوند، موسس مشاوره مدیریت پروژه Englund می گوید: «اهداف استراتژیک برای پیوند دادن همه پروژه ها به استراتژی یک کسب و کار مهم هستند، که نیازمند فناوری اطلاعات برای اطمینان از همسویی با اهداف سایر بخش های تجاری است.

در اینجا برخی از اهداف استراتژیک رایج برای مدیریت پورتفولیو فناوری اطلاعات آورده شده است:

• دید متمرکز دارایی ها و ابتکارات: همه گزارش ها و اطلاعات پروژه را در یک مکان قابل دسترس نگهداری کنید. براد توسنارد، مدیر عامل SpinupWP، پیشنهاد می‌کند: «دسترسی آسان به اطلاعات را تضمین کنید تا به تیم خود اجازه دهید تصمیمات به موقع و آگاهانه بگیرد».
• اولویت‌بندی پروژه: تمرکز بر پروژه‌هایی با معیارهای استاندارد شده برای اطمینان از بهینه‌ترین استفاده از زمان و منابع. اولویت بندی مناسب به شما امکان می دهد ارزش سرمایه گذاری های فناوری اطلاعات را به حداکثر برسانید و ریسک ها را به حداقل برسانید.
• تسهیل تصمیم گیری اجرایی: اطلاعاتی را ارائه می دهد که به مدیران اجازه می دهد تشخیص دهند کدام پروژه ها به خوبی انجام می شوند تا بتوانند اقدامات مناسب را انجام دهند.
• مدیریت منابع: از حداکثر بازگشت سرمایه اطمینان حاصل کنید و با بهترین استفاده از منابع موجود، از بار بیش از حد تیم فناوری اطلاعات خود جلوگیری کنید.

   

اجزای مدیریت پورتفولیو فناوری اطلاعات

مدیریت پورتفولیو فناوری اطلاعات شامل تمام برنامه ریزی ها و اولویت بندی پروژه های فناوری اطلاعات در یک سازمان است. پس از اولویت‌بندی و طبقه‌بندی پروژه‌ها در یک پورتفولیو، مدیران باید ساختاری مستمر ارائه کنند و سیستمی برای اندازه‌گیری و توصیف عملکرد ایجاد کنند. در نهایت، مدیریت پورتفولیوی فناوری اطلاعات شامل اجزای بصری، مانند ظاهر و احساس محصولات رو به مشتری است.

تیم های زیادی در موفقیت این سرمایه گذاری سهیم هستند. طرح زیر شما را تشویق می کند که به عنوان یک تیم به یک شرکت نزدیک شوید و در صورت اشتباه بودن برنامه ها، از جدا کردن یک بخش یا شخص خودداری کنید.

مدیریت موفق پورتفولیوی فناوری اطلاعات شامل چندین لایه است:

• لایه پورتفولیو: لایه پورتفولیو شامل اجزای اساسی برنامه ریزی، اولویت بندی، اجرا و نظارت بر پورتفولیو است. این عناصر همیشه در بازی هستند و همه به یک اندازه مهم هستند.
• لایه مدیریت: لایه مدیریت بر مدیریت پشتیبانی از پروژه های فردی در پورتفولیو متمرکز است. این لایه شامل استراتژی ها و فرآیندهای مدیریت پروژه، ریسک و مالی است.
• لایه چارچوب: لایه چارچوب تعیین می کند که مدیران چگونه به لایه های مدیریت و پورتفولیو نزدیک شوند. در این لایه، مدیران متدولوژی هایی را برای مدیریت و اولویت بندی پورتفولیو توسعه می دهند.
• لایه بصری: لایه بصری شامل گزارش ها، صفحات گسترده و داشبوردهای تولید شده توسط نرم افزار است. این لایه هنگام گزارش و به اشتراک گذاری وضعیت پورتفولیو، تمام لایه های دیگر را به صورت بصری نشان می دهد.

گام به گام فرآیند مدیریت پورتفولیو فناوری اطلاعات

مدیریت پورتفولیوی فناوری اطلاعات به چهار مرحله نیاز دارد: سازماندهی پروژه‌ها در پورتفولیو و شاخص‌های کلیدی عملکرد آنها (KPI). ماموریت شرکت را شناسایی کنید و یک چارچوب اولویت بندی ایجاد کنید. اولویت بندی پروژه ها و تخصیص منابعدر نهایت، پیشرفت را به طور مستمر نظارت و بررسی کنید.

1. فهرست پروژه های فناوری اطلاعات در داخل شرکت: فهرستی از پروژه های فعلی و بالقوه و همچنین KPI های مختلف برای هر کدام ایجاد کنید. این اطلاعات را برای مرجع در مرحله اولویت بندی سازماندهی کنید.
2. شناسایی ماموریت شرکت: از ماموریت شرکت خود برای اطلاع رسانی اهداف پورتفولیو و ایجاد چارچوبی برای مدیریت پورتفولیو استفاده کنید.
3. اولویت بندی پروژه ها: لیست پروژه های خود را بر اساس استراتژی، فوریت و اهمیت اولویت بندی کنید. تخصیص منابع به پروژه هایی با بهترین پتانسیل برای نتیجه. برای اطلاعات بیشتر درباره اولویت‌بندی پروژه‌های فناوری اطلاعات، «راهنمای نهایی اولویت‌بندی پروژه‌های فناوری اطلاعات» را بخوانید.
4. بررسی و نظارت: یک جدول زمانی برای بازدید مجدد از این لیست تعیین کنید. همانطور که پروژه ها به اتمام می رسند، چشم انداز پورتفولیو ممکن است تغییر کند و نیاز به تنظیم داشته باشد.

الگوی مدیریت پورتفولیو فناوری اطلاعات

دانلود قالب گزارش وضعیت نمونه کارها IT

از این الگوی مدیریت پورتفولیو فناوری اطلاعات برای نمایش و گزارش وضعیت نمونه کارها IT خود استفاده کنید. این الگو شامل جدول زمانی 12 ماهه، مرور کلی و جزئیات مهم برای هر پروژه است. همچنین می توانید سلامت پروژه ها را با استفاده از کلید وضعیت دارای کد رنگی ردیابی و نمایش دهید.

برای دانلود بیشتر الگوهای مدیریت نمونه کارها، به لیست الگوهای جامع ما مراجعه کنید.

مثال مدیریت پورتفولیو پروژه IT

مدیریت نمونه کارها پروژه IT پیچیده است. ابزارهای نرم افزاری و داشبورد می توانند به شما در نمایش و به اشتراک گذاشتن جزئیات راحت تر کمک کنند.

پت خمپراكوب ، یك محصول مستقل و مشاور تحول نوآوری ، تجربه خود را در اولویت و سازماندهی اوراق بهادار فناوری اطلاعات به اشتراک می گذارد. وی گفت: "برای یک شرکت بزرگ ، من به طور معمول به دنبال یک نمونه کارها از نگهداری زیرساخت ها با 30 درصد ، پیشرفت محصولات موجود در حدود 50 درصد و سرمایه گذاری های جدید با 20 درصد (شاید بیشتر) هستم.

بسیاری از عوامل به اولویت بندی پروژه و ابتکار عمل می کنند. برخی از شرکت ها به طول پروژه نگاه می کنند ، برخی دیگر اگر چیزی جدید باشد ، برخی دیگر در صورت وجود ابتکارات اساسی که باید اتفاق بیفتد. روشی که من دوست دارم اولویت بندی پروژه را در نظر بگیرم ، با نگاهی به نحوه نقشه برداری به نتایج استراتژیک است. در هسته اصلی تجارت ، آنها اهداف استراتژیک برای تمرکز دارند. بیشتر اوقات این اهداف مبتنی بر درآمد یا صرفه جویی در هزینه هستند ، اما ممکن است افراد دیگری مانند رضایت مشتری ، رتبه بندی اعتباری ، تراز انطباق و غیره نیز وجود داشته باشند.

وی ادامه می دهد ، "این جایی است که همه چیز می تواند مشکل باشد. اگر ما فقط می توانستیم اولویت بندی را بر اساس تراز کردن با یک چارچوب استراتژیک یا مجموعه هدف متمرکز کنیم ، می خواهیم خودمان را برای شکست آماده کنیم. عوامل زیادی وجود دارد که باید پس از هماهنگی با اهداف استراتژیک در نظر بگیرید. منابع و پرسنل را در نظر بگیرید - اگر سه پروژه وجود داشت که برای پشتیبانی از اهداف برتر استراتژیک به آن نیاز داشته باشد ، چه اتفاقی می افتد اگر این شرکت نتواند از آنها پرسنلی کند؟پرسنل یک چالش بسیار دشوار است. ما دوست داریم پروژه ها را به عنوان تعامل خطی و استاتیک فکر کنیم ، اما واقعیت نشان می دهد که آنها بسیار زنده و بی ثبات هستند.

"آنچه من انجام می دهم این است که آنچه را که اکنون می دانم در نظر گرفته و بهترین انتخاب خود را انجام می دهم. از آنجا ، این مسئله نظارت و تنظیم است تا پروژه بعدی در اولویت قرار گیرد ، داده های بیشتری برای پشتیبانی از تصمیم دارد. در پایان ، من ترجیح می دهم به جای برنامه ریزی و کار کردن ، وقت خود را برای ساختن و انجام کار صرف کنم. "

IT الگوی داشبورد مدیریت نمونه کارها پروژه

دانلود الگوی داشبورد مدیریت نمونه کارها پروژه

داشبورد پرتفوی پروژه IT خود را با این الگوی ایجاد کنید. ما آن را با پیشنهادات Khumprakob از قبل پر کرده ایم ، اما کاملاً قابل تنظیم است. تخصیص منابع ورودی ، سطح ریسک و سایر نمودارها و نمودارهای مورد نیاز شما هنگام به اشتراک گذاشتن اطلاعات نمونه کارها خود ، باید نمایش دهید.

این بهترین روش های نمونه کارها است

ما از کارشناسان در مورد شیوه های مدیریت پرتفوی IT و واقعی آنها سؤال کردیم و برخی از بهترین توصیه های آنها را جمع آوری کردیم:

• ایجاد و نظارت PMO: برای پشتیبانی از نیازهای پرتفوی مختلف خود ، یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) ایجاد کنید. یک بخش را صرفاً در پرتفوی IT خود تعیین کنید تا اطمینان حاصل شود که مراقبت مناسب به این پروژه ها انجام می شود.

   

مزایای مدیریت نمونه کارها IT

مدیریت نمونه کارها IT باعث افزایش کارایی ، خرید اجرایی در پروژه ها ، تخصیص بهتر منابع و سایر مزایا می شود:

• به حداقل رساندن ریسک: مدیریت قوی نمونه کارها فرصت هایی را برای شناسایی و کاهش خطرات در اوایل ایجاد می کند."روی یک مرحله در یک زمان تمرکز کنید و قبل از گسترش در مقیاس کوچک آزمایش کنید. این به شناسایی نقص در مراحل اولیه کمک می کند که در آن می توان آنها را به راحتی اصلاح کرد. "
• از منابع مناسب استفاده کنید: یک نمونه کارها به خوبی مدیریت شده از تخصص استفاده می کند و تیم ها را در بهترین زمان به پروژه های مناسب اختصاص می دهد.
• افزایش کارآیی: یک رویکرد استاندارد برای مدیریت نمونه کارها احساسات و بحث را از روند انتخاب پروژه حذف می کند. این منجر به جدول زمانی کوتاه تر برای تکمیل پروژه ها می شود.
• برای تغییر سریع سازگار شوید: نظارت بر کل نمونه کارها ، به جای پروژه های فردی ، به شما امکان می دهد روندها را مشاهده کرده و با یک قاب مرجع گسترده تر تغییراتی ایجاد کنید."پیشرفت را همیشه نظارت کنید. این اطمینان حاصل می کند که چابکی حفظ شده و عملکرد بر اساس نتایج به دست آمده بهینه می شود. "
• ارتباط با سهولت: مدیریت پرتفوی IT به شما امکان می دهد گزارش ها را ایجاد کرده و اطلاعات را به راحتی به اشتراک بگذارید. Touesnard پیشنهاد می کند: "اجرای یک ابزار مدیریت نمونه کارها برای جمع آوری داده ها در یک قالب یکنواخت که امکان گزارش و تجزیه و تحلیل کارآمد را فراهم می کند."
• به بودجه رعایت کنید: با مدیریت مؤثر نمونه کارها ، می توانید بودجه پروژه را رصد کنید و در صورت لزوم منابع را تخصیص دهید. به یاد داشته باشید که پروژه های IT گران هستند ، بنابراین نظارت بر وضعیت بودجه برای این سرمایه گذاری ها بسیار مهم است.
• دریافت اجرایی خرید: مدیریت نمونه کارها مؤثر در برقراری ارتباط با مدیران دقیقاً به کجا پول آنها می رود. با مشاهده در فرایند اولویت بندی شما ، مدیران به احتمال زیاد به قضاوت شما اعتماد می کنند.
• افزایش بازده سرمایه گذاری (ROI): فرآیندهای استاندارد شده باعث کاهش زمان صرف شده برای کارهای اضافی می شوند و منجر به افزایش سرعت و کیفیت تکمیل پروژه و ROI بهتر می شوند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مزایای مدیریت نمونه کارها ، راهنمای جامع ما برای مدیریت نمونه کارها پروژه را بررسی کنید.

چالش های مدیریت نمونه کارها IT

مدیریت نمونه کارها IT یک تلاش پیچیده و خواستار است. در زیر برخی از رایج ترین چالش هایی که مدیران نمونه کارها با آن روبرو هستند وجود دارد:

• اجرای: اجرای تغییرات در یک محیط IT دشوار است ، جایی که مهارت ها بسیار تخصصی هستند و فرآیندها به خوبی تثبیت می شوند.

   

نحوه مدیریت نمونه کارها IT با مدیریت نمونه کارها پروژه متفاوت است

مدیریت پرتفوی فناوری اطلاعات کاملاً با بخش فناوری اطلاعات و مدیریت منابع آن معامله می کند ، در حالی که مدیریت نمونه کارها پروژه بر موفقیت و جدول زمانی پروژه های خاص متمرکز است.

پروژه های فناوری اطلاعات تمایل به ارائه ریسک بالا و پاداش بالا دارند. این مهم است که اطمینان حاصل شود که پروژه های فناوری اطلاعات به اهداف شرکت رعایت می شوند ، در بودجه می مانند و به معیارهای خود دست می یابند. شفافیت و گزارشگری استاندارد نیز برای اطمینان از خرید اجرایی از ابتدا مهم است.

تفاوت بین پروژه عمومی و مدیریت نمونه کارها IT

در جدول زیر تغییرات بین مدیریت نمونه کارها برای پروژه های عمومی و IT توضیح داده شده است:

تاریخچه مدیریت نمونه کارها IT

با رشد بخش های فناوری اطلاعات ، مدیران برای رفع نیازهای خاص خود به استراتژی هایی نیاز داشتند. در ابتدا با تمرکز بر مدیریت محور پروژه ، مدیریت پرتفوی فناوری اطلاعات برای مقابله بیشتر با استراتژی های تجاری و ارتباط بین تیم های مختلف و ذینفعان تکامل یافت.

اصطلاح فناوری اطلاعات برای اولین بار در سال 1978 ذکر شد. مدیریت نمونه کارها به عنوان اصطلاح قبل از آن ، تا دهه 50 ، هنگامی که مشاغل شروع به گروه بندی پروژه ها برای سنجش خطرات در مقابل پاداش بالقوه کردند. چرخه Demings ، که برای اولین بار در سال 1950 معرفی شد ، یک استراتژی اولیه مدیریت نمونه کارها است که یک رویکرد چهار جانبه را تشریح می کند. مدل ، انجام ، مطالعه ، مدل ACT بر لزوم سازماندهی مداوم و بررسی فرایندهای تجاری برای بهبود نتایج برای گروهی از پروژه ها تأکید می کند.

در اوایل دهه 1970 ، مشاغل با بخش های فناوری اطلاعات به عنوان پسوند همتایان سنتی خود رفتار می کردند. اما با توسعه فناوری رایانه ، مشخص شد که بخش های فناوری اطلاعات به استانداردهای جدید مدیریتی نیاز دارند.

در سال 2002 ، کریس ورهف این الزامات جدید را در مقاله ای از برنامه نویسی رایانه ، مدیریت نمونه کارها IT کمی بیان کرد. به گفته Verhoef ، این رویکرد جدید "برای چندین سازمان با بودجه سالانه چند میلیارد دلاری IT اعمال شده است ، و برای مدیران مؤثر بوده است تا با بزرگترین عامل تولید در سازمان های خود: فناوری اطلاعات."این رویکرد پایه و اساس استراتژی کلی مدیریت نمونه کارها IT امروز است.

برای مدیریت پروژه بیشترین مدیریت نمونه کارها را با صفحه هوشمند کسب کنید

به مردم خود توانمند شوید تا با یک سکوی انعطاف پذیر که برای مطابقت با نیازهای تیم شما طراحی شده است - به فراتر و فراتر بروند - و با تغییر این نیازها سازگار شوید.

پلتفرم SmartSheet برنامه ریزی ، ضبط ، مدیریت و گزارش کار را از هرجای دیگر آسان می کند و به تیم شما کمک می کند تا مؤثرتر باشد و کارهای بیشتری انجام شود. در مورد معیارهای کلیدی گزارش دهید و در زمان واقعی کار را با گزارش های رول ، داشبورد و گردش کار خودکار ساخته شده برای اتصال و اطلاع رسانی تیم خود به کار خود ادامه دهید.

هنگامی که تیم ها در مورد کار و شفافیت وضوح دارند ، هیچ چیزی در این مورد وجود ندارد که در همان زمان چه چیزی می توانند انجام دهند. امروز SmartSheet را به صورت رایگان امتحان کنید.