مزایای نمونه کارها در پروژه ها

تصمیم گیری بهتر

تنها مزیت مدیریت ارشد می خواهد از مدیریت نمونه کارها پروژه انتظار داشته باشد - توانایی تصمیم گیری در مورد تجارت بهتر است. در صورت داشتن مجموعه داده قابل اعتماد و درک واضح از اهداف نمونه کارها که با تجارت آن تراز شده است ، می توان تصمیمات بهتر پروژه را اتخاذ کرد. این بدان معناست که ، مدیریت ارشد معمولاً یک روش تفکر از بالا به پایین دارد اما وقتی مدیران باید درک کنند که چرا مدیران سطح متوسط تصمیمات تاکتیکی خاصی گرفته اند ، آنها نیاز به هماهنگی هر دو رویکرد از بالا به پایین با تاکتیک های پایین به بالا دارند. برای تصمیم گیری بهتر

این امکان وجود دارد که فقط وقتی داده های تاریخی داشته باشید ، روندهایی برای پیش بینی چگونگی بیرون آمدن اوضاع وجود دارد. همچنین پیش بینی نتیجه پروژه بر اساس تصمیمات خاص به تصمیمات خاص وضعیت فعلی پروژه ها ، اوراق بهادار از نظر بودجه ، منابع ، هزینه ، برنامه ، ارزش به دست آمده ، پروفیل ریسک و غیره.

هنگامی که می توان دید ، برخی از پروژه ها مزایای مورد انتظار را ارائه نمی دهند ، مدیریت باید قدم برداشته و اقدامات اصلاحی انجام دهد. یا هنگامی که پروژه ها برای ارائه ارزش مورد نظر در مسیر هستند ، پس

• با توجه به اینکه چه مراحلی درست انجام شده است و
• برای ادامه حمایت از ذینفعان پروژه

انتخاب پروژه های مناسب برای یک نمونه کارها

آیا قادر به ترکیب صحیح پروژه ها در نمونه کارها هستید؟اگر جواب نه است ، پس شما آنچه را که برای شرکت شما بهتر است انجام نمی دهید. اگر جواب مثبت است ، پس شما به شرکت خود کمک می کنید تا حداکثر مزایای خود را به دست آورد (خواه از فروش بالاتر ، بهره وری ، اشتغال مشتری/رضایت یا سود و غیره).

مدیران پرتفوی پروژه مسئولیت طیف وسیعی از پروژه ها را تحت چتر خود دارند. اگر اهداف نمونه کارها به وضوح تعریف نشده باشد ، مدیران نمونه کارها در تراز پروژه های جدید/موجود با اهداف نمونه کارها مشکل خواهند داشت. بنابراین اول از همه ، PPM به مدیر نمونه کارها کمک می کند تا اهداف/اهداف نمونه کارها را روشن تعریف کند.

مشاغل به احتمال زیاد پروژه هایی با مدت زمان مختلف ، داشتن منابع مختلف منابع ، مزایا یا اهداف را دارند. اما این مدیریت نمونه کارها پروژه است که به درستی اجرا شده است ، به ما کمک می کند تا با انتخاب ترکیب مناسب پروژه ها ، اهداف اصلی خود را انجام دهیم. بدین ترتیب مدیران نمونه کارها می توانند از پروژه هایی با نتیجه مشابه ، تکثیر منابع/تلاش ها جلوگیری کنند ، منابع مناسب را با مهارت های مناسب برای مدت زمان صحیح به مجموعه پروژه ها اختصاص دهند.

خطرات متعادل

مدیریت نمونه کارها پروژه به سازمان کمک می کند تا خطرات و فرصتهای مشخص شده در پرتفوی پروژه ها را متعادل کند. در زمینه نمونه کارها پروژه ، متعادل کردن خطرات پروژه به معنای به حداقل رساندن تأثیر ریسک و به حداکثر رساندن فرصت ها یا بازده ها از طریق تنوع پروژه ها است.

سطوح مختلفی وجود دارد که در آن این خطرات برای تأثیر ، احتمال و مزایا ارزیابی می شود. مدیر پروژه معمولاً از چشم انداز پروژه به نظر می رسد و سعی می کند پروژه (و به نوبه خود) را ذخیره کند ، در حالی که ، مدیر نمونه کارها وقتی به ریسک های پروژه در یک نمونه کارها معین نگاه می کند ، سعی می کند با انتخاب ترکیبی مناسب از پروژه ها در نتیجه متنوع سازی پروژه ها ، خطرات را کاهش دهدنمونه کارها خاص خوداز طرف دیگر ، مدیران اجرایی که به دنبال چندین اوراق بهادار در بخش ها یا سازمان ها هستند ، در موقعیت بسیار بهتری قرار دارند تا در معرض خطر پروژه و در معرض خطر قرار بگیرند. این می تواند شامل پروژه های منطقی در سراسر پرتفوی ، داشتن برنامه مشروط برای ریسک (های) گزارش شده در پروژه (ها) در نمونه کارها (های) مشابه یا مختلف باشد.

همیشه بین بازی ایمن و خوشحال بودن از بازده های زیر بهینه برعکس ، معامله ای وجود دارد: با دستیابی به پتانسیل کامل پیش بینی های تیمی و در عین حال برای شکست ، خطرات بیشتری برای به دست آوردن بازده بیشتر به دست می آورید. یا از دست دادن همه چیز

این دقیقاً همان چیزی است که شیوه های PPM صدا به شما امکان تعادل می دهد. این به مدیریت کمک می کند تا یک مسیر متوسط را بین بازی بیش از حد ایمن برای مقابله با پروژه های بسیار پرخطر در سراسر نمونه کارها ترسیم کند.

منابع را در بین پروژه ها بهینه کنید

همه ما می دانیم ، دنیای واقعی منابع محدودی دارد. منظور من از منابع - وجوه ، مردم ، ابزارها ، زمان و غیره است. بدیهی است ، این بدان معنی است که هر پروژه جدید/پیشنهادی یا پروژه های در حال انجام برای به دست آوردن این منابع محدود باید با یکدیگر رقابت کنند. هنگامی که نهادهای رقیب (پروژه ها ، مدیران پروژه ، مشتری ها ، ذینفعان) وجود دارند ، ONUS برای تخصیص منابع بهینه برای مدیران نمونه کارها قرار می گیرد. کلمه ای که ما تأکید کرده ایم بهینه است. مدیریت نمونه کارها پروژه به مدیران اجرایی اجازه می دهد پروژه ها را برای شناسایی پروژه های با ارزش بالا برای تجارت ارزیابی ، برابر و اولویت بندی کنند. هنگامی که پروژه ها طبقه بندی می شوند ، سفارش داده می شوند ، تخصیص منابع آسانتر و توجیه می شود (به جای اینکه به عنوان مغرضانه ، پیچیده و عصبی از آنها سؤال شود). وجوه درخواست شده ، افراد دارای مهارت خاص مورد نیاز ، برنامه افزودنی جدول زمانی در پروژه های مختلف می توانند توسط مدیریت به شیوه ای محتاط تر مشخص و تصویب شوند.

به طور خلاصه ، مدیریت اجرایی می تواند تخصیص منابع بهینه را انجام دهد که بر اساس حقایق ، اعداد ، این تعداد ، که فراتر از تعصب شخصی است ، عادلانه باشد.

پرداختن به مسائل مربوط به عملکرد پروژه

مگر اینکه شماره عملکرد پروژه مشخص یا برجسته شود ، مدیر نمونه کارها یا مدیر اجرایی نمی توانند هیچ اقدامی اصلاحی انجام دهند. PPM اجازه می دهد تا عملکرد پروژه ارزیابی و گزارش شود. فقط پس از عملکرد یک پروژه در زیر آستانه یا سطح قابل قبول قرار می گیرد (در زبان تجاری ما آن را پروژه KPI می نامیم ، به عنوان مثال بودجه پروژه بیش از حد 20 ٪ ، حاشیه ها زیر 15 ٪ کاهش می یابد ، ارزش کمتر از 70 ٪ ، مشتری گزارش داده و موارد بیشتری را باز می کند. بیش از 30 ٪).

بنابراین قبل از اینکه به مسئله عملکرد پروژه بپردازیم ، باید درک کنیم که عملکرد باید شناسایی شود ، گزارش/برجسته شود. باید یک ماتریس تشدید تعریف شود. هنگامی که یک تجارت با استفاده از نرم افزار مدیریت پرتفوی Project Right شروع به کار کرد ، شروع به ارائه کلیه شاخص های قابل اجرا ، گزارش ها و داشبورد مفید برای مدیریت می کند. PPM به ذینفعان در سراسر هیئت مدیره اجازه می دهد تا دید بیشتری نسبت به عملکرد نمونه کارها پروژه ، تقریباً واقعی داشته باشند. بنابراین روسای بخش ، صاحبان نمونه کارها ، مدیریت اجرایی به داشبورد عملکرد پرتفوی پروژه دسترسی دارند. داشتن آنها در داخل ، دیدنی را که به نوبه خود منجر به درگیری آنها می شود ، اطمینان می دهد. چنین نوع ترتیب نه تنها می تواند به سرعت مسائل مربوط به عملکرد پروژه را برجسته کند بلکه به راحتی نیز مورد بررسی قرار می گیرد.

بنابراین ، مانند هر بهترین روش تجاری ، پرداختن به مسائل مربوط به عملکرد پروژه درست از زمان شناسایی آنها ، می تواند پروژه را از این موضوعات خارج کند و از کنترل خارج شود. اگرچه PPM نمی تواند 100 درصد موفقیت پروژه را تضمین کند ، اما می تواند در شناسایی ، تشدید و رسیدگی به چنین مواردی در اوایل و به طور منظم کمک کند و در نتیجه پیشرفت پروژه در مسیر صحیح باشد.

نرخ موفقیت تحویل پروژه را بهبود بخشید

همه ما گزارش معروف هرج و مرج 2015 و آمار پروژه ارائه شده را می دانیم. تنها 29 ٪ از پروژه ها به موقع تحویل داده می شوند ، در بودجه و تحویل موفق در نظر گرفته می شوند در حالی که بقیه پروژه ها به تأخیر می افتند ، بودجه را تحت الشعاع قرار می دهند یا به طور کامل لغو می شوند. بنابراین از نظر فنی ، نزدیک به 71 ٪ پروژه از نظر بودجه ، جدول زمانی و دیدگاه پذیرش کاربر نهایی موفق نیستند. دلایل پروژه های ناموفق می تواند باشد

• بودجه کافی - هزینه بیش از حد
• برنامه های جاه طلبانه - تأخیر
• الزامات نامشخص - خزش دامنه
• تحت/بیش از منابع اختصاص یافته - روحیه کم
• رویکرد از بالا به پایین از دست رفته-پروژه هایی که با تجارت هماهنگ نیستند
• تعامل از دست رفته با حامی پروژه - پشتیبانی مدیریت پایین و غیره

مدیریت پرتفوی پروژه به درستی اجرا شده ، مشاغل را قادر می سازد تا اطمینان حاصل كنند كه ، چنین اهداف سست به خوبی گره خورده و به حداقل رساندن عدم اطمینان ، پیش بینی بیشتری را در تحویل پروژه به ارمغان می آورند. فرآیندهای PMO همراه با ابزارهای PPM به مشاغل اجازه می دهد تا بسته به ظرفیت منابع ، در دسترس بودن ، برآورد واقع گرایانه هزینه پروژه ، ارزیابی و اولویت بندی پروژه ها برای تراز بهتر با استراتژی تجارت ، از عملکرد برنامه ریزی پروژه برای برنامه ریزی دقیق تر پروژه ها استفاده کنند. PPM + PMO شانس انتخاب موفقیت آمیز پروژه ، برنامه ریزی ، اجرای و همچنین تحویل را افزایش می دهد و در نتیجه باعث افزایش ارزش تجارت می شود.

یک گزارش دیگر وجود دارد ، که ادعا می کند 87 ٪ از مشاغل با عملکرد بالا که در آن تحقیق کرده اند از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند.

همکاری ذینفعان بهبود یافته داده های WRT ، فرآیندها

راه حل های مدیریت نمونه کارها پروژه (نه فقط فرآیند) ، ذینفعان را قادر می سازد تا دید بیشتری به داده های نمونه کارها پروژه داشته باشند ، یکپارچه با اعضای تیم ، مشتری ، مدیران نمونه کارها یا مدیریت اجرایی همکاری کنند.

متأسفانه ، بسیاری از مشاغل هنوز از ابزارها و تکنیک های قدیمی برای برنامه ریزی ، ردیابی پیشرفت ، گزارش و ایجاد داشبورد استفاده می کنند. این می تواند به همان اندازه استفاده از Microsoft Excel برای برنامه ریزی و ردیابی پروژه ، گزارش بد باشد. با این ابزارها و تکنیک ها چالش های زیادی وجود دارد-امنیت داده ها ، مسئله از دست دادن داده ها ، به اشتراک گذاری اطلاعات پروژه ، ردیابی وضعیت واقعی بسیار دشوار است و وقتی چندین پرونده اکسل در اطراف شناور هستند و هیچ کس نمی فهمد که صحیح است(؟) ، آخرین (؟) یکی برای مراجعه. تحلیلگران پروژه ، مدیران همچنان با اعضای تیم تماس می گیرند ، از بروزرسانی وضعیت در یک جلسه ، استفاده از ایمیل برای اطلاع/اطلاع رسانی وضعیت کار ، وارد کردن بروزرسانی وضعیت به پرونده Excel یا MS Project و غیره استفاده می کنند.

میزان زمانی که متخصصان پروژه با استفاده از ابزارها و تکنیک های قدیمی هدر می روند بسیار نگران کننده است. داده ها زمان واقعی نیستند ، نسخه ، تکراری ، گیج کننده ، متناقض و متناقض است.

همانطور که قبلاً ذکر شد ، مدیریت اجرایی برای تصمیم گیری درست به وضعیت واقعی نمونه کارها پروژه نیاز دارد. اگر یک تجارت از این ابزارها و تکنیک ها برای رسیدن به تصمیمی که داده های اساسی بسیار سوال برانگیز است استفاده کنید. چنین تصمیمی به یک شرط خطرناک تبدیل می شود.

برای اجرای Sound PPM ، فرایندها باید با نرم افزار PPM راست تکمیل شوند: ابزار PPM که به زمان واقعی دسترسی به داده های پروژه می دهد ، راه های آسان برای به روزرسانی پیشرفت بدون ایمیل/تماس/وضعیت/وضعیت ، بینش هایی را به وضعیت پروژه می دهد. به دست آوردن دید واضح به وضعیت واقعی پروژه برای مدیر پروژه ، مدیر نمونه کارها و همچنین مدیریت اجرایی بسیار مهم است. این نه تنها شفافیت ، مسئولیت پذیری را به همراه می آورد بلکه باعث صرفه جویی در زمان منابع از طریق همکاری می شود و منجر به بهره وری بالاتر می شود.

با استفاده از ابزارهای PPM آسان و کارآمد ، مدیران می توانند انتظار داشته باشند که بیش از 20 ٪ وقت صرف شده برای فعالیت های اداری را صرفه جویی کنند ، که به طور موثری به خط پایین یک پروژه می افزاید.